Les conseils de noCRM pour un télétravail efficace et productif – Spécial COVID-19

Depuis la création de l’entreprise (autrefois You Don’t Need a CRM!), l’équipe noCRM a toujours pratiqué le télétravail et avec le temps, nous constatons que cette pratique présente de nombreux avantages, notamment en termes de gestion des équipes situées dans différents pays, et qu’elle ne réduit en rien notre capacité à être efficaces.
Compte tenu de la situation actuelle, où de nombreuses entreprises sont contraintes à avoir recours au télétravail, nous avons pensé qu’il serait opportun de partager notre expérience en vous donnant trois conseils essentiels.

Cette quarantaine s’accompagne pour la plupart d’une difficulté supplémentaire : celle de travailler en présence de leurs enfants à la maison… Une chose qu’expérimentent pour la première fois également certains membres de notre équipe. Et pendant que vous essayez de travailler avec vos enfants à la maison, vous devez également leur accorder du temps, les occuper, les stimuler, tout en les gardant dans une routine. Alors, comment gérer son temps de manière efficace et équilibrée entre le travail et ses enfants ? Comment rester productifs en dépit de toutes les distractions qui se trouvent chez vous ?

1. Fixez-vous des objectifs quotidiens pour maintenir le rythme et rester productifs

C’est un fait : votre cerveau et votre corps ont besoin d’une certaine routine et il est important de maintenir ce rythme pendant la crise. Agissez comme si vous alliez au bureau: NE travaillez PAS depuis votre lit, levez-vous et démarrez votre ordinateur pendant que vous préparez votre café — ou n’importe quelle autre chose que vous appréciez au petit-déjeuner.

Gardez également à l’esprit que chaque jour est un nouveau jour avec de nouveaux projets à réaliser. Chez noCRM, nous avons pour habitude de prendre un temps de réflexion afin de se fixer des objectifs journaliers et les publier dans notre réseau social d’entreprise, celui que nous utilisons en interne. Nous les appelons les #3_goals_a_day. Il s’agit de trois objectifs à atteindre avant la fin de la journée, ni plus ni moins — chaque fois que vous essayerez de dépasser les 3, vous échouerez 😉.

Il s’agit de prendre 5 minutes de réflexion avant de se plonger dans le travail et se demander où pourrait-on apporter le plus de valeur. La publication de ces objectifs dans le réseau social interne, permet également aux autres membres de l’équipe de savoir sur quoi vous allez travailler. Dans un contexte de télétravail, il est important de savoir sur quoi travaillent les autres, pour garder un lien et un fil directeur. De plus, les managers peuvent interagir avec vous sur vos projets ou discuter de la priorité des tâches à réaliser. 

Il est toutefois important de préciser qu’il ne s’agit pas de dire ce que vous allez faire dans la journée, mais ce que vous voulez réaliser. Par exemple, un développeur n’écrira pas : «#3_goals_a_dayCoder cette nouvelle fonctionnalité». Quoi qu’il en soit, un développeur est amené à coder tous les jours, il s’agit en quelque sorte de sa routine journalière, il doit donc décomposer ses objectifs en plusieurs éléments comme : «Définir la structure des données pour la nouvelle fonctionnalité». Pour l’équipe Marketing, un des objectifs de la journée pourrait être : «Réaliser une présentation commerciale». Certains objectifs peuvent être bien plus mineurs : «Envoyer cette enveloppe, posée sur mon bureau depuis 2 semaines».

Cette technique est vraiment importante et efficace ; elle est au coeur de notre philosophie et vous aidera à organiser votre journée, à comprendre l’importance de la gestion de votre temps, à comprendre la charge de travail que vous êtes capable de gérer. Si nous devions choisir de ne garder qu’une seule chose, ce serait les #3_goals_a_day — sans parler de l’obligation d’allumer sa caméra pour les appels vidéo, mais nous pourrions rédiger un article entier à ce sujet 😉 !

Si vous êtes amenés à travailler avec vos enfants à la maison, pourquoi ne pas les inclure dans vos #3_goals_a_day ? Si possible, vous pouvez également suggérer à votre compagnon d’en faire de même et de vous occuper des enfants à tour de rôle, diviser votre journée par intervalles de 2 heures, comme le fait notre Responsable Customer Success Mariana, ou en demi-journées comme notre Directeur Commercial Nicolas. Quoi qu’il en soit, n’oubliez pas que le plus important pour faire du télétravail un succès, est de communiquer avec vos employés et supérieurs.

Si vous vous reconnaissez dans la vidéo ci-dessous, pas d’inquiétude, c’est la nouvelle réalité de millions de personnes !

2. Communiquez mieux

Le travail à distance nous oblige à travailler plus intelligemment, plus ‘smart’. Alors que notre équipe s’agrandit et est désormais répartie dans le monde entier, nous devons également trouver de nouvelles solutions sur le long terme pour mieux communiquer et collaborer entre nous. Dans ce but, nous utilisons les outils suivants, devenus essentiels pour la bonne gestion à distance de notre équipe :

  1. Un calendrier partagé pour toute l’équipe ;
  2. Un VoIP tel que Skype, Google Hangouts ou Zoom pour garder le contact avec ses collaborateurs et planifier les réunions individuelles hebdomadaires et les réunions d’équipe mensuelles ;
  3. noCRM.io évidemment, à la fois pour la gestion commerciale et de projets tout en collaborant ;
  4. Un réseau social d’entreprise interne comme Slack, Microsoft Teams ou Jamespot pour publier ses #3_goals_a_day chaque matin et se tenir informés sur les projets en cours, les dernières mises à jour ou simplement échanger.
noCRM visioconférence en télétravail

Toutes les entreprises n’utilisent pas un réseau social d’entreprise comme outil de communication interne. Nombreuses sont celles qui sont plus favorables aux e-mails ou aux messageries instantanées. En réalité, peu importe l’outil que vous utilisez, c’est la façon dont vous l’utilisez qui compte. L’important est de permettre à tous les collègues de suivre le fil d’une discussion ou l’avancement d’un projet, en favorisant les conversations de type forum — 1 conversation par sujet — plutôt que des posts ou messages isolés qui ne permettent pas de suivre le projet de A à Z. 

C’est d’ailleurs cette idée qui est à l’origine de noCRM.io : garder une trace de son travail, pour permettre aux autres collaborateurs de suivre le projet ou l’affaire en cours, savoir ce qui a été réalisé, et avoir toutes les informations concentrées en un seul endroit. Pas de temps à perdre, à faire des allers-retours d’une plateforme à une autre pour retrouver l’information !

3. Restez loin de votre frigo !

Si vos enfants sont à la recherche de distractions, imaginez votre estomac ! Le télétravail peut s’avérer être un véritable challenge ! Pour certains, c’est l’occasion idéale pour rester au lit plus longtemps, pour d’autres, c’est l’occasion de convertir le temps passé dans les transports en abdos, squats, etc. Vous aviez l’habitude d’aller à la salle de sport avant de commencer votre journée ou bien à la pause déjeuner ? Notre Designer UX/UI Hasni et Nicolas ont la solution pour vous : des cours de fitness, pilates, yoga, etc… en ligne avec Ma Parenthèse ou La Pause Baskets, et vous pourrez trouver tellement d’autres alternatives sur YouTube !

Un esprit sain dans un corps sain, c’est ce que nous devrions tous viser. Notre dernier conseil serait donc de garder une certaine distance de sécurité vis-à-vis de son frigo — on parle de plus de 2 mètres — et faire attention à ce que vous y entreposez ! Plutôt que de vous diriger vers votre frigo pour aller grignoter, lorsque vous avez besoin d’une pause ou de prendre un peu d’air frais — mais que vous ne le pouvez pas parce que vous n’avez ni jardin, ni chien — faites comme Nicolas: levez-vous de votre chaise et faîtes quelques pas chez vous en écoutant un podcast de vente, comme Dans L’Arène, The Sales Game, Growth Makers ou encore 14 Minutes of SaaS. Lorsque vous retournez à votre bureau, débranchez vos écouteurs et écoutez de la musique, faites-la résonner dans la pièce, c’est bon pour le moral. Voilà, maintenant vous êtes prêts à remplir vos 3 objectifs de la journée !

Nous espérons tirer un avantage de cette crise, que lorsque celle-ci sera derrière nous, le télétravail sera entré dans les mœurs et que la plupart des entreprises n’aura plus peur d’y avoir recours !

Et vous, quelles sont vos expériences en termes de télétravail ? Si vous avez des conseils, n’hésitez pas à partager vos idées, vos suggestions dans la section des commentaires ci-dessous👇.

[Lecture complémentaire: Apprenez à travailler à distance avec le guide à distance gratuit de LinkedIn.]