Cómo Estructurar un Workflow de Ventas que Cierre Negocios más Rápido

¿Qué es un workflow de ventas?

El workflow de ventas también se puede conocer como proceso de ventas o pipeline de ventas. Por lo general, se refiere al conjunto repetible de pasos que realiza tu equipo de ventas para hacer que un lead pase de la fase inicial al cierre como cliente.

Cuando estos pasos se ven todos juntos, forman el workflow de ventas, brindando una visión general de la próxima venta potencial y la probabilidad de que se conviertan.
workflow de ventas

¿Por qué Construir un Workflow de Ventas?

Un proceso de ventas estructurado ayuda a tus comerciales a cerrar tratos al darles lineamientos a seguir.

Tu workflow de ventas te ayudará a comprender mejor:

  • El número de leads en cada etapa de tu pipeline.
  • Cuán probables son las conversiones en cada etapa.

Esto te ayuda a entender mejor:

  • Si alcanzas tus objetivos en cada etapa
  • Qué etapas pueden requerir más atención.

Construir un proceso de ventas repetible y escalable no es fácil, pero es una parte esencial de tu negocio. Desde el primer contacto hasta la compra, un cliente pasará por varias etapas de tu workflow de ventas. Este viaje debe personalizarse para cada tipo y tamaño de negocio, según la audiencia o industria objetivo y los productos o servicios que ofrezcas.

workflow de ventas

Tu workflow de ventas es el núcleo de tu máquina de ventas y una mejora en una etapa del pipeline puede impactar en cada etapa que sigue.

¿Dónde Comienza y Termina el Workflow de Ventas?

Antes de pasar al workflow de ventas de manera más directa, es importante recordarnos dónde se encuentra exactamente en el camino del cliente.

El viaje del cliente incluye todos los momentos de contacto que el cliente haya tenido con tu marca. Desde la primera vez que ven tu marca a través de un anuncio, hasta su primera conversación con un representante de ventas, hasta el momento en que los gana y ellos, con suerte, se convierten en un fanático de por vida. (Alternativamente, podrían salir de la insatisfacción, ¡pero nos gusta ser optimistas!)

El pipeline de ventas se encuentra en una coyuntura clave: el traspaso de marketing-ventas.

 

workflow de ventas

El pipeline de marketing incluye todas las interacciones hasta el momento en que tu comprador potencial tenga contacto directo con un representante de ventas. Es decir, en el momento en que dejan los datos de contacto en un sitio web o hablan con un representante por teléfono, chat o en persona.

Lo que sigue es el pipeline de ventas, donde tu equipo de ventas avanza progresivamente a su lead hacia una decisión de compra.

Crear un Workflow de Ventas con Pasos Relevantes para tu Negocio

Para ser más efectivo, el workflow de ventas debe adaptarse para reflejar el perfil ideal de tu cliente, así como el tipo de negocio que realmente cierras. Dicho esto, el mejor punto de partida posible es entrevistar a tu equipo de ventas y revisar las ofertas ganadas recientemente.

Un proceso de ventas que puede ser bastante universal y estándar es el workflow de cinco pasos que debe ajustarse según la experiencia de tus representantes de ventas para aumentar las conversiones en cada etapa.

Paso 1: Investiga a Tus Prospects

Realiza investigaciones en sitios como LinkedIn para evaluar la calidad del lead. Esto ayudará a evaluar la disposición de los leads para avanzar y avanzar en el embudo. Aprendiendo los puntos débiles, los principales motivadores detrás de un prospect y los objetivos de tu empresa ayudan al vendedor a comprender mejor los problemas en cuestión. Obtendrán una visión general completa del negocio y podrán ofrecer una experiencia más personalizada.

Esto mejora significativamente la probabilidad de que un acuerdo se cierre. Al final, tu vendedor debe tratar de comprender mejor los negocios de tus compradores que los compradores mismos.

 

Get a plan in action

Si bien este paso no es una interacción directa con la perspectiva, no debe pasarse por alto. El conocimiento es la mejor herramienta para todos los representantes de ventas cuando se establece una buena relación con los leads. Además, establecer un ajuste ideal ahora ahorrará muchos dolores de cabeza en el camino. Es posible ganar malos negocios, y esta es tu primera salvaguarda contra ello.

Paso 2: Conéctate Via Llamados de Ventas o Emails

Las llamadas en frío son una forma clásica y efectiva de llegar a un prospect. Esto garantiza que pueda crear una conexión inmediata con el comprador objetivo.

Sin embargo, cuando eso no es posible, hay otros canales para crear una conexión con un lead, como redes sociales, correo electrónico e incluso mensajes de texto. Trata de averiguar cuál de tus leads están más dispuestos a aceptar.

En esta fase, debes llevar registros detallados de todas las primeras interacciones que tengas con tus prospects.

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Paso 3: Califica tus Leads

El vendedor procederá al paso de calificación al identificar los puntos débiles, los desafíos y los objetivos comerciales del lead. El vendedor puede hacer preguntas como: “Cuéntame más acerca de tu rol. ¿Qué haces a diario? “” ¿Con qué problemas luchas y estás tratando de resolver? “Y” ¿Por qué esto se está convirtiendo ahora en una prioridad? ”

(Ver Técnicas de escucha activa para profesionales de ventas)

Esta parte es esencial. Debes sintetizar los objetivos de tu prospect y su caso de uso con las capacidades de tu producto para juzgar si están calificados para avanzar en el pipeline de ventas.

Combina una herramienta como noCRM.io para manejar leads con un software de VoIP, como Aircall, para obtener un mejor alcance y compromiso. Tu equipo de ventas podrá hacer sus llamadas directamente en el software de gestión de leads y tener los detalles de las llamadas y la grabación de la conversación automáticamente adjunta al lead.

Paso 4: Demuestra Valor a tus Prospects

Cuando tus representantes encuentran una oportunidad calificada, el siguiente paso es una demostración formal del producto o servicio. Sobre la base de los datos recopilados sobre el lead, el representante de ventas puede adaptar su presentación de las características del producto o servicio para abordar los principales desafíos que enfrenta el lead.

Si tu producto o servicios es fácil de presentar y tiene beneficios obvios, este paso puede no ser necesario. Sin embargo, las ofertas grandes tienden a tener necesidades, requisitos y preguntas más complejas con respecto a tu producto o servicio. Por lo tanto, es una parte clave del proceso en el que usted alivia cualquier duda que pueda tener el comprador con respecto a tu solución.

Paso 5: Cierra negocios

Esta etapa se refiere a cualquier actividad tardía que ocurra cuando un acuerdo se acerca a su decisión de compra. Puede ser bastante sencillo cuando el lead ingresa la información de su tarjeta de crédito, pero también puede incluir largas negociaciones en una propuesta hasta que todos los responsables de la toma de decisiones estén a bordo. Sea cual sea la técnica de cierre de ventas que adopte, esta es la etapa necesaria, común a todos los flujos de trabajo de ventas.

No debería sorprender que un lema para los vendedores sea “ABC” (Siempre cerrando). En muchas compañías, los representantes de ventas ganan una comisión basada en el precio negociado y, por lo tanto, están fuertemente incentivados a encontrar un acuerdo contractual satisfactorio tanto para el comprador como para el vendedor.

 

workflow de ventas

Dicho esto, el viaje de un cliente no termina una vez que se cierra el trato. Por lo general, la cuenta pasará a la persona encargada de éxito de clientes o un gerente de cuentas para asegurarse de que la incorporación del nuevo cliente comience de la mejor manera.

Midiendo el Exito

Una vez que hayas trazado tu workflow de ventas, desearás indicadores de rendimiento claros (KPI) para medir cada etapa.

Por ejemplo, ¿cuántos leads transitaron dentro y fuera de cada etapa en un período de tiempo determinado?

Querrás poder extraer fácilmente conclusiones como: “En enero, comenzamos con 95 prospects en la etapa ‘Demo’. El equipo de ventas se movió a través de 48 prospects, y agregó 19 de la acción de mercadeo, lo que nos dejó con 66 prospects en la etapa de “demostración programada”.

  • ¿Hay una etapa que, en promedio, demora demasiado tiempo para que los prospects se muevan?
  • ¿Porcentaje de llamadas calificadas de todas las llamadas?
  • Churn rate (es decir, si ciertos clientes se dan de baja rápidamente, este es un indicador de que tu proceso de selección no está al nivel de tu workflow de ventas).

Estos son los conceptos básicos que la mayoría de los equipos consideran valiosos para medir el rendimiento. Reflexiona sobre las métricas específicas de tu negocio que te ayudarán a definir el éxito o la necesidad de mejoras en cualquier etapa en particular.

 

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Consejos para Construir el Workflow de Ventas Perfecto

No dejes los pasos de tu proceso de ventas abiertos a interpretación.

Es importante definir acciones específicas y concretas que muevan a tus prospects de un paso a otro. Si no tienes una idea clara de cuáles son estos factores desencadenantes (y no informa sobre su desempeño), tu equipo de ventas podría tener una comprensión menos precisa de la situación actual.

Será difícil para ellos saber dónde mejorar y potencialmente llevar a un mal manejo de los pasos del proceso de ventas. No hay nada peor que hacer que un equipo de ventas vea cómo se cierran las ofertas cerradas solo un par de meses después de convertirse.

Una vez que hayas definido tu proceso de ventas, documéntalo, compártelo y practícalo con tu equipo.

Entrena a tu equipo de ventas para estar a gusto con esos pasos. Los ejercicios de juego de roles son extremadamente útiles para mejorar el manejo de los leads en cada paso.

Tu workflow de ventas es un proceso de iteración. Una vez que has estado haciendo rodar la pelota unos meses, es hora de volver al tablero para ver qué funciona y qué no.

 


noCRM y Aircall proporcionan una solución integrada para que las empresas implementen workflows personalizables, permitan a los representantes de ventas realizar un seguimiento de su pipeline de ventas y mantenerse al tanto de sus leads con conversaciones grabadas e información centralizada.

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