Trabajo a Distancia: La Nueva Era

Hay un claro cambio entre las empresas para el trabajo a distancia. Muchas compañías lo ven como una forma de ahorrar en costos de oficina y tener acceso a talentos internacionales. Sin embargo, si bien puedes sentirte tentado, es importante conocer las trampas desde el principio.

En los Estados Unidos, la Oficina de Estadísticas Laborales estima que el 22% de los estadounidenses trabajan desde casa, mientras que casi el 50% están involucrados en el trabajo en equipo remoto o virtual. Este cambio no es exclusivo de los Estados Unidos. Los equipos virtuales se están volviendo cada vez más comunes en todo el mundo, en empresas de todos los tamaños, grandes y pequeños.

Diferentes tipos de empresas lo hacen.

  • Algunas son empresas totalmente distribuidas. Estaban a la vanguardia de este movimiento. WordPress lo promovió. Invision, Buffer y Gitlab lo siguieron. Esta estructura es común en todas las empresas que monetizan software de código abierto. La comunidad de ingenieros que contribuye a un proyecto a menudo se encuentra dispersa en todo el mundo y con una financiación limitada, el mejor recurso es ir a distancia.
  • También está creciendo una segunda tendencia, con empresas con sede en los EE. UU. Y un equipo de ingeniería en otro país, con sede en India, Indonesia o Portugal.
  • Finalmente, puedes encontrar empresas con una colección de pequeñas oficinas. Varias compañías operan el negocio desde tres o cuatro oficinas pequeñas. A veces, la administración abre nuevas oficinas para comenzar un equipo funcional como soporte o el éxito del cliente en otra región para ahorrar costos.

Otras veces, un ejecutivo que opera de forma remota puede crear una nueva oficina. Y aún se forman otras oficinas a partir de nuevas adquisiciones. Estos nuevos modelos brindan flexibilidad a las startups en la forma en que construyen sus empresas y los grupos de talentos para cultivar.

Al contrario de lo que piensan la mayoría de los gerentes, según Global Workplace Analytics, los equipos remotos aumentan la productividad de los empleados y los niveles de satisfacción. El 90% de los trabajadores remotos sienten que realizan más trabajo cuando trabajan de forma remota.
Las empresas encuentran que vale la pena financieramente. Ir a distancia puede ahorrarle a una empresa más de $ 10,000 anuales. Eso no incluye el beneficio de aprovechar un grupo global de talentos.

Pero ir a distancia es una apuesta y debes saber para qué te estás apuntando. A medida que se vuelve más común que las empresas recurran a trabajadores remotos, estas empresas están descubriendo una afluencia de desafíos únicos y nuevos relacionados con la administración de equipos virtuales.

¿Cuáles son algunos de estos desafíos especiales que enfrentan los equipos virtuales y, lo que es más importante, cuáles son las buenas soluciones para enfrentarlos?

Identificamos 4 desafíos principales para las empresas que deciden elegir el trabajo a distancia.

  • Comunicación del equipo
  • Dificultades de programación y horario
  • Relaciones uno a uno
  • Consideración legal y financiera

Para cada uno, ofrecemos una serie de soluciones.

Comunicación del equipo

De todos los desafíos que enfrenta un equipo de trabajo a distancia, la comunicación es definitivamente la más grande. Es la causa principal de casi todos los demás problemas de administración.

Con los miembros del equipo divididos en todo el mundo, la empatía ocurre mucho menos naturalmente, incluso con muchas conversaciones por video y largas conversaciones telefónicas. Esta es una espada de doble filo; ya que las decisiones están menos cargadas por la emoción, pero es más difícil sentir y comprender los sentimientos de una persona ya que tiene menos señales emocionales.

La comunicación eficiente y efectiva es la piedra angular de cualquier grupo funcional, y es especialmente crucial para los equipos remotos. La coordinación de los miembros del equipo que trabajan de forma remota puede ser un desafío, y la comunicación puede ser un gran obstáculo.

Cuando la comunicación falla, surgen una serie de problemas. Los gerentes proporcionan dirección en cada paso de un proyecto o iniciativa comercial y pueden supervisar al equipo directamente. Cuando son remotos, a menudo te falta la retroalimentación del lenguaje corporal. Es mucho más difícil alinear visiones y objetivos. En un entorno remoto, los gerentes deben ser aún mejores para comprender lo que sucede dentro de un equipo, así como para comunicar claramente la estrategia a los miembros del equipo. Cualquier desajuste o desalineación en la comunicación podría afectar al equipo y crear confusión.

Por supuesto, el progreso del trabajo sufre, pero los empleados remotos también pueden sentirse aislados del equipo y la empresa. A medida que las interacciones disminuyen, esto tiende a bajar la moral. Por lo tanto, es crucial priorizar la comunicación en cualquier oficina.

Posibles soluciones

  • La más obvia de inmediato: desarrollar técnicas para comunicarse bien en distintas geografías. Todos hemos sido la única persona sentada en una video conferencia lejos de todos los demás. Es mucho más difícil ser efectivo. Algunas compañías emplean una política igualitaria: si una persona está en video, todos los participantes deben hacerlo en video.
  • Hacer uso de herramientas tecnológicas basadas en la comunicación. La mensajería instantánea, el chat y otros canales de comunicación bidireccional hacen que compartir problemas y posibles soluciones sea más fácil que nunca. Herramientas como Skype, Slack o Zoom son ideales Mantenga estos canales abiertos y vigílelos constantemente durante todo el día. Si un empleado tiene un problema, idea o pensamiento que necesita ser compartido, los gerentes deben ser tan receptivos y disponibles para un empleado remoto como lo harían con cualquier trabajador en el sitio.
  • Si bien no es factible para algunas compañías a una distancia muy larga tener algunas obligaciones en persona, para los trabajadores remotos puede ser una solución efectiva. Esto fortalece su conexión con la empresa, asegura su posición dentro del equipo y aumenta la probabilidad de que se mantengan comprometidos y comunicativos con el grupo. Trabajar en la construcción de la cohesión. Un retiro remoto anual o reuniones durante todo el año son buenas soluciones para acercar a todos.
  • Los empleadores deben estar extremadamente libres de la obligación en persona durante el proceso de contratación. En general, siempre es una buena idea tratar de aclarar lo más posible sobre el rol: lo que se espera, qué KPI medir, los recursos disponibles, etc. Es muy importante aclarar estas cosas desde el principio, ya que no tienen otro medio para descubrir dichos detalles en una fecha posterior.Una vez que estén a bordo, asegúrese de que los trabajadores remotos sepan con anticipación cuándo la presencia en persona es clave. Para que puedan hacer planes con anticipación y preparar la logística, y saber lo que está cubierto financieramente.
  • Finalmente, una sugerencia más práctica pero potencialmente lenta es verificar la comprensión después de cada reunión. Antes de finalizar, asegúrese de que todos sepan cuáles son sus próximos pasos, luego verifique si coinciden y si las interpretaciones están alineadas. Esto es muy importante en equipos remotos en los que confía en correos electrónicos, chat y llamadas. Por lo general, los administra todos combinados. Los detalles importantes se pueden supervisar, omitir o malinterpretar fácilmente.

Programación de conflictos y horarios

Tener a todos en la misma oficina o al menos en la misma región geográfica hace que sea más fácil establecer expectativas claras sobre las horas trabajadas. Sin embargo, si tus empleados remotos se encuentran en todo el mundo en varias zonas horarias, coordinar el tiempo de trabajo puede ser más difícil. Cuando las diferencias de zona horaria son significativas, como suele ser el caso entre las oficinas en Europa y en los EE. UU. O Asia, su día puede ser la noche de otro empleado, esto puede ser especialmente exigente.

Además, puede ser difícil saber si tu equipo está trabajando. ¿Están iniciando sesión para turnos programados? ¿Se están respondiendo las preguntas de atención al cliente? Si estás esperando que un empleado remoto responda a un correo electrónico crucial, eso rápidamente lleva a tiempos de inactividad innecesarios y pérdida de productividad.

Posibles Soluciones

  • Siempre que todos los empleados se reúnan (por teléfono, teleconferencia o videoconferencia), busca un horario que se superponga, dentro del día laboral de todos. Esto podría significar el comienzo del día para algunos y el final del día para otros.
  • Si la diferencia horaria realmente imposibilita la coordinación de horarios, puedes hacerlo grabando reuniones para empleados que no pueden asistir en vivo. De esta manera, pueden ver y / o escuchar lo que sucedió y ponerse al día.
  • Los correos electrónicos no son nuevos, pero utilízalos para comunicar anuncios importantes, como cambios de procesos, directivas de la empresa y otros anuncios que no requieren una reunión.
  • Recopila comentarios sobre reuniones por correo electrónico. Esto les da a todos la oportunidad de intervenir y compartir sus aportes; incluso aquellos que no pudieron asistir mientras realmente estaba sucediendo.

Relaciones Uno a Uno

El trabajo remoto puede volverse solitario, y sin contacto de persona a persona, la productividad puede disminuir. Puede tener un impacto negativo en la moral y el compromiso. Es fundamental ser proactivo a la hora de reservar tiempo para conectarse con otros, ya sea que incluya hacer planes sociales por las noches, reservar tiempo para charlas informales de Slack con compañeros de trabajo o almorzar con alguien.

  • Una forma interesante en que las empresas combaten esto es mediante el registro de mini equipos. Similar a un sistema de amigos donde se le asigna un colega / amigo. Pero en lugar de compartir un viaje juntos, se conectan para asegurarse de que están en camino con su trabajo.
  • Los equipos se pueden asignar aleatoriamente para que dos miembros del equipo no relacionados tengan la oportunidad de profundizar en el trabajo del otro y tener la oportunidad de explicar su propio trabajo en detalle. Cambiar de equipo cada semana creará parejas interesantes y alentará el crecimiento de las relaciones. Ayuda a crear una cohesión en varios equipos a medida que las personas se mezclan y se conocen entre sí.
  • Para atención al cliente o customer success, puedes usar un software de programación que te permita configurar turnos para cada miembro del equipo y recibir alertas si no han comenzado a rastrear el tiempo durante esa ventana. También recibirás alertas por correo electrónico si un turno se abandona o se pierde por completo para evitar el tiempo de inactividad de tu negocio.

Consideraciones Legales & Financieras

  • Nunca subestimes la complejidad de contratar y pagar empleados en otros países. Deben tenerse en cuenta las nuevas entidades legales, las diferentes políticas gubernamentales para las opciones sobre acciones, impuestos, beneficios, indemnizaciones. Esto cuesta dinero y atención para hacerlo bien.
  • Las compañías remotas no son la norma hoy y todavía son bastante nuevas. La forma en que los inversores y los mercados reaccionarán ante ellos, especialmente en el caso de una adquisición, sigue siendo una pregunta abierta. En una fusión, ¿cómo encajaría un equipo remoto dentro de un departamento local?

En última instancia, estas nuevas estructuras corporativas llegaron para quedarse y la cantidad de compañías que están dando el salto hacia lo remoto es cada vez mayor. Los beneficios para la calidad de vida de los empleados, el acceso a nuevas formas de talento y el potencial arbitraje del mercado laboral son simplemente demasiado convincentes para dejarlos pasar.