Software de Gestión Comercial para Manejar la Rotación de Personal

El sueño de un gerente de ventas es contar con un equipo de comerciales que vaya más allá de las expectativas y traiga grandes volúmenes de negocios. Ya sabes: Vendedores que superan los objetivos y ayudan a la empresa a crecer. Sin embargo, ensamblar un grupo de profesionales de este tipo no es tarea fácil y lo ideal es contar con un software de gestión comercial que se adapte a tu equipo comercial.

Hay muchas variables que entran en la composición de excelentes vendedores. A veces hay que dejar pasar muchas personas antes de encontrar la combinación adecuada de personas: un equipo con buenas personalidades y una mentalidad ganadora.

Illustration of a salesperson with a cape

Es por eso que es vital facilitar la transición al personal nuevo. Con demasiada frecuencia, los gerentes de ventas no están preparados para que los miembros del equipo renuncien. En un minuto, todo es color de rosa, y las conversiones de ventas están en pleno flujo. El siguiente, todo sube en el aire y se produce el caos.

Entonces, ¿cómo niegas que surja un problema así y minimizas la interrupción de los miembros del equipo que se van? Tener un proceso de venta sólido en su lugar es un buen punto de partida. Pero hay más cosas involucradas también.

Entonces, ¿cómo te preparas para que tu personal de ventas renuncie?

Los Peligros de los Comerciales Que Se Van

Una serie de problemas surgen de perder buenos vendedores. Cada gerente corre el riesgo de que el personal tome contactos valiosos con ellos cuando salen de la empresa. Es un escenario de pesadilla. El departamento de ventas no solo puede perder a un cliente futuro; un elemento de confianza también se rompe.

La partida del personal puede causar agujeros en el pipeline, especialmente si las comunicaciones de Excel y correo electrónico son el método para administrar los leads. Un nuevo comercial apuntará a continuar donde quedó el último, solo para descubrir que no puede acceder fácilmente a la información anterior. O, lo que es peor, cualquier información de contacto anterior entre un lead y un antiguo miembro del personal se pierde por completo.

Una rotación constante de personal también pinta una imagen de un ambiente de trabajo no saludable. La mala moral a menudo es el resultado de la rotación regular del personal. Crear un vínculo entre los miembros del equipo es casi imposible si dos o tres de ellos no estarán en la empresa dentro de un par de meses.

Entendiendo Tu Personal y el Ambiente

Cada equipo de ventas tiene sus vendedores clave: aquellos que se desempeñan al máximo. Sugerir lo contrario sería ingenuo. Siempre es bueno mantener a los mejores comerciales felices y hambrientos con una compensación que coincida con su rendimiento.

Pero los mejores vendedores solo conforman un aspecto del equipo. Si tienes un grupo de, digamos, 20 representantes de ventas, es probable que dos, tal vez tres de ellos se desempeñen en un nivel élite.

No puedes simplemente ignorar los otros 17, ni querrías hacerlo. Es por eso que es importante no solo crear una cultura en la que la mentalidad de equipo prospere, sino también tener un proceso que brinde oportunidades a otros miembros del personal para alcanzar los niveles más altos.

Sin embargo, incluso con una gran atmósfera y una fuerte dinámica de equipo, algunos empleados aún van a dejar la empresa. Ya sea por su propia elección, ya que sienten que es hora de seguir adelante o porque, por una razón u otra, simplemente no está funcionando.

Facilita el Proceso de Rotación en Ventas

Reemplazar a los miembros del equipo es algo que todo gerente tiene que hacer en algún momento. Sucede en todos los sectores; no solo ventas. Sin embargo, hay formas de contrarrestar el problema. Un gerente enfrentará el problema de perder personal varias veces durante su gestión a cargo. La clave es mantener la interrupción al mínimo cuando un comercial se va y otro se une.

Ten un software de gestión comercial centralizado en su lugar. No aceptes que tu información del flujo de operaciones esté almacenada en un cuaderno, en diferentes archivos de Excel propiedad de tu vendedor, o dentro de su bandeja de entrada. Los nuevos representantes necesitan acceso instantáneo. Si la información no está en un lugar fácilmente accesible, será difícil garantizar que los representantes tengan transferencias de cuentas sin inconvenientes.

El efecto “knock-on” significa que pueden tratar con un cliente con el que habló un representante anterior pero que no tiene la información necesaria. Tal escenario es probable que lleve a las frustraciones del cliente, ya que sienten que tienen que pasar por el proceso una vez más.

Cómo Evitar Inconvenientes

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Puedes elegir un CRM para administrar clientes o, si es únicamente para ventas, el software de gestión comercial será la opción preferida. ¿No estás seguro de las diferencias entre un CRM y un software de gestión comercial? Mira nuestra publicación anterior.

Luego, necesitas un proceso de ventas claro y definido. Es necesario que haya una forma organizada y de fácil acceso para interactuar con cada nuevo prospecto entrante y los pasos relevantes tomados para convertir clientes potenciales no calificados en clientes.

Un buen software de gestión comercial reducirá las interrupciones causadas por la rotación del personal. El equipo es importante, pero las herramientas que se les da para trabajar son esenciales, ya que no tienes que confiar únicamente en los vendedores estrellas.
Al convertir el proceso en la “estrella del espectáculo”, de repente la dependencia de tu equipo no es tan esencial.

Un buen proceso actúa como la arquitectura para cualquier buena configuración de ventas. El nuevo personal se integra perfectamente en el equipo y se adaptará fácilmente a tus métodos probados y comprobados de ventas.

Incorporando Nuevos Vendedores

Como gerente, es importante analizar tu proceso de incorporación y revisarlo regularmente. ¿Tienes una estructura en su lugar que hace que sea fácil para el nuevo personal comenzar a trabajar?

Un proceso de venta claro y organizado se presta a una mejor y transparente incorporación por parte del personal. Un método simple que las personas pueden adoptar desde el primer día aumenta las posibilidades de éxito, especialmente en lo que se refiere a la incorporación. Todos los gerentes sueñan con contratar personal nuevo que no tengan que dedicar un tiempo prolongado a la enseñarles.

Como gerente, hay dos riesgos principales con los nuevos empleados: Primero, estás gastando demasiado tiempo y recursos enseñándoles. El segundo, y probablemente el peor, es tomar demasiado tiempo para darse cuenta de que no encajan en el trabajo.

Para el primer problema, el proceso nuevamente forma parte de la solución. Para la segunda parte, las métricas son importantes. No midas únicamente la cantidad de leads que cierran y cuánto dinero hacen.

Si el ciclo de ventas demora un promedio de seis meses, no se puede medir realmente si el vendedor está a la altura de la tarea antes de ocho o nueve meses. Pero tampoco puedes esperar tanto para averiguar si los empleados son adecuados para el puesto o no.

Si no son adecuados para el puesto, mientras antes lo descubras, mejor. Para evitar esperar tanto tiempo, ten métricas basadas en la actividad y KPI intermedios.

Tener vendedores que conviertan es vital, pero hay otras maneras de medir el progreso, al menos con el personal nuevo. Monitorea cómo se comportan en las llamadas, ponte en CCo en los emails y observa cómo progresan para identificar a los vendedores prometedores.

Un Mejor Futuro para Ti y Tus Vendedores 

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Entender rápidamente las fortalezas y debilidades de los nuevos empleados es importante para un equipo de ventas exitoso. Identifica los problemas: ¿está en el proceso de calificación, después de la primera reunión, al crear propuestas o en el cierre?

Las estadísticas claras ayudan a encontrar puntos débiles, por lo que puedes aconsejar y, con suerte, mejorar su rendimiento. Y si no mejoran, la identificación temprana de los puntos débiles significa que puedes hacer los planes necesarios para incorporar personal nuevo.

Los gerentes tienen elementos suficientes para hacer malabares: la menor cantidad de tiempo perdido siempre es bienvenida.

Resumiendo:

1) Identifica a tus representantes de ventas principales y manténlos hambrientos y motivados.
2) Ten un claro proceso de ventas y conviértelo en la estrella del espectáculo.
3) Haz que el proceso esté bien documentado y proporcione a tu equipo las herramientas adecuadas para una mejor integración con menos énfasis en el individuo.
4) Ten un software de gestión comercial centralizado para que alguien que se vaya no dé lugar a una pérdida de una venta.
5) Ten medidas basadas en la acción para que puedas identificar rápidamente las fortalezas y debilidades de tu nuevo personal.